横扫各个认证体系的电子牵,是企业数字化转型的良药吗?

专题 >  组织战略   发布机构: HRoot  2021-11-26 14:51

根据麦肯锡调查显示,目前超过20%的公司依然选择让员工在家办公。在过去的一年中,全球新成立的公司,已经远大于过去10年每年新成立的公司数,其中大部分公司都是“为远程而生”的。疫情让众多企业意识到,物理办公空间并非他们的必要选择。

 

HRoot《2020-2025灵活用工行业研究与服务指南》指出,我国从事灵活用工的劳动者已经超过2亿,这意味着每5个劳动人口中,至少有1位是以灵活用工的方式在工作。而当自由职业者与企业雇员都在远程工作时,两者之间的差异几乎缩小为零。

 

远程办公、灵活用工,这些看似不得已而为之的新型办公及工作方式,为企业抵御风险,降本增效提供了新的思路。但是,企业如何支持新模式安稳落地,这是对企业管理制度、管理工具、敏捷程度的考验。数字化转型这一持续良久的变革背后,还有众多问题或机遇隐匿在企业的各个角落。

 

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1.如果不能解决实际需求,那么数字化转型只是一场将技术束之高阁的盲目“膜拜”

 

金九银十刚刚落下帷幕,HR一方面要忙于年终盘点与下一年的计划,另一方面奔波于新员工入职的各种细碎工作中。入职前,员工需要向HR提供入职信息登记表、毕业证与学位证、离职证明、银行卡等诸多资料。入职当天需要签署劳动/劳务合同书、保密协议、竞业限制协议、员工手册签收单、入职薪酬确认单等。入职后,HR要建立员工档案、开通企业账号,也要不时应对员工的在职证明、收入证明、签证申请等需求。

 

某公司HRD曾抱怨,入职季一天仅签字就签了50多分钟,文件叠起来有1米多高,最后连自己的名字都不认识。HR的大量时间消耗在机械性、重复性的劳动中。随着经济向更高质量发展,中国企业的治理正从粗放式管理到精细化运营转变。对于HR的要求也水涨船高,一边是如火如荼的HCM、SSC建设,一边是海量的文件与无意义的“低效重复”,这种无奈的窘境仍然在数字化时代上演。

 

如果不能解决最初级的实际需求,那么企业的数字化转型只是一场将技术束之高阁的盲目“膜拜”。

 

2.远程办公、灵活用工,将企业管理变为Hard模式

 

如果说上述问题只是造成了一定程度的困扰,那么远程办公与灵活用工直接将其转变为Hard模式。

 

虽然远程办公解决了疫情之下的工作难题,但随之而来的是信息的碎片化。某公司HRVP表示,疫情期间也尝试过远程办公,在线分配工作。但是在处理跨部门的横向的沟通时难度极大。曾有一位新员工,在入职前一天被发现是新冠密切接触者,导致还未到公司,就被迫在家隔离。而业务部门又需要该员工尽快入职,HR花了大量的时间和精力去处理该员工的入职办理与线上培训。「员工-HR-业务部门主管」三方沟通中,很多面对面很快就能解决的问题,在线上就变得支离破碎。

 

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而灵活用工对于企业的风险更大。一般情况下,用人单位与灵活用工平台签署协议,平台指派劳动者进行工作。一旦发生劳动纠纷时,员工与平台是否签署了劳务合同?用人单位是否知晓?诸多问题剪不清理还乱,权责难以界定。不仅可能对用人单位造成经济纠纷,更严重的会对用人单位的商誉、品牌形象造成不可逆损失。

 

而“通关”这些Hard模式的秘籍,也许就是利用数字化工具将一切变得透明、可溯源。然而数字化带来的不仅仅是效率的提升,还有更为严峻的数据安全问题。

 

3.沉默的数字

 

《数字化转型指数报告2021》显示,全国数字化转型指数持续走高,2021年一季度同比增长207.4%,全国用云量(云计算指数)和赋智量(AI指数)持续增长,年增长量分别达57%和93%。

 

但是海量的数据并未发挥其应有的作用。在人力资源部门,大量的劳动合同躺在文件夹中,没有经过深度挖掘和分析数据,并不能释放其价值。而躺在硬盘中文件,也存在巨大的风险。因为数据的泄露或者删改根本不需要成本,只需要一次网络的传输就完成了。

 

无论是自有IDC,还是托管IDC,只要暴露在公网下,都存在威胁。由于企业自身技术实力和资源方面投入有限,很难构建一个完善的数据安全策略。所以,选择一个合规且可靠的合作伙伴就显得尤为重要。

 

上述的三个问题,实际上是企业人力资源部门在进行数字化转型的三个重要诉求,即效率、安全与合规。而这三个诉求,在日渐火热的电子签约上展露无疑。在移动互联网时代,企业业务几乎全部数字化的情况下,电子签约被认为是企业信息化的关键一步。

 

那么电子签约在企业中究竟能解决哪些问题?

 

以巨量引擎旗下的电子签约产品“电子牵”为例,从认证、签署到管理,全部在线上完成。在员工入职阶段,个人信息、照片、资料等文件全部线上采集。在签约过程中,全流程的证据电子数据DNA会实时存证到公证处,全链路存证的同时保证数据隐私。签署完成后,在平台上统一进行存档与管理。

 

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电子牵作为一个覆盖全行业需求的产品,其最终目的是帮助企业提高效率,补齐数字化转型的最后一公里。人力资源作为当下最重要的资源之一,其价值在整个企业的发展中变得愈加明显。在企业如火如荼的数字化转型的进程中,入职签约的低效与琐碎的事务性管理是亟需解决的问题。

 

电子牵首先要解决的就是重新梳理员工签约入职的流程。

 

在HR端,只需创建并发起合同,最终确认无误后签字确认,进行统一归档。而在员工端,在收到劳动合同、保密协议等文件后,进行实名认证并签署即可。传统繁琐的信息确认及审核、文件归档等繁琐的工作由电子牵完成。

 

这一过程,极大地缓解了HR在事务性工作上的压力,去创造更高维度的价值。 同时,电子牵为企业节约的成本相当可观,通过与EHR系统进行API接口嵌入方式,将人力资源部门需要签署的劳动合同、保密协议、员工手册等协议进行统一管理,最终大大减少时间及物质成本。

 

降本增效对于企业来说是永恒的命题, 电子牵可以有效地将HR从重复性劳动中解放出来,在提高效率的同时,可以让HR有时间去深入了解业务端的需求。在人力资源部门引入电子牵,达到提质增效的成果之后,由此引发更为广泛的蝴蝶效应——

 

一方面提升了人力资源部门内部的效率问题,另一方面,线上化的操作与管理将原本躺在文件柜中的数据活了起来,成为管理者的决策依据,进而通过人力资源部门去深化业务部门的数字化转型。

 

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目前,电子牵在各个行业发挥的作用成果显著,而这只是整个市场的冰山一角。为了促进电子签约整个行业的发展,国家在政策法规层面也积极布局。如今,电子签名、电子合同、电子认证等是电子商务立法中的重要角色,自2004年我国颁布电子签名法之后,相关法律法规和技术标准的建立工作稳步推进。而在市场与企业管理层面,电子合同与电子签约已经成为各类人事行政、商务活动的刚需。

 

至此,一场以效率为名的精细化管理变革,在电子牵这类行业玩家潜移默化的影响中开始了。

艾瑞咨询的《中国第三方电子签名行业研究报告》表示,电子签名的核心技术涉及身份认证、数字签名和时间戳三个方面。通过将电子合同的签署人、签署内容和签署时间固化,保证电子签名具备真实性、防篡改和完整性。市场上主流的第三方电子签名都是基于PKI公钥加密技术,采用与权威的第三方CA机构合作的方式,根据其所颁发的数字证书来证明签署人的真实身份。

 

电子签名的安全性极为重要,企业对于第三方电子签名服务平台的技术稳定性、安全性、合法合规性要求极高。

 

数据作为当下最具价值的资源之一,一直是各国关注的焦点。以严格为大众所知的欧盟数据保护法案——GDPR《通用数据保护条例》已经全面实施。而日渐蓬勃的电子签行业,无疑要解决数据安全的问题。

 

以巨量引擎电子牵产品为例,为了锚定市场,在夯实技术基础之后,获得了电子签行业内完整的ISO认证,包括了ISO27001信息安全管理体系认证、ISO27018个人信息隐私保护认证、ISO27701隐私信息管理体系认证、ISO22301业务连续性管理体系认证,全面覆盖欧盟GDPR。

 

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其实名认证体系的数据来源是公安部、中国移动、中国联通、中国电信、银联等权威机构和企业,并全资持有住建部组建的CSCA,确保发证效率及认可度。

 

对于电子签约行业来说,安全是新技术的生命线。

 

从萌芽到爆发,电子签约正在深入到更多的场景,引发了一场自上而下的行业变革,覆盖了政府、金融、科技、电商、大型制造业等众多主流领域。

 

政府和大型企业等头部客户对于第三方电子签约行业的价值不仅限于对营业收入的贡献,更重要的是其推进行业发展的标杆作用。为了保证在市场领先地位,电子签约的入局者们一方面在强化其技术优势,另一方面,在法律服务、审核通道、合作体系上不断深耕,以期为客户提供更全面的服务,进而构建一个完整的生态闭环。

 

企业的精细化运营带来了全新挑战,也孕育了全新的机会。在原有的,依赖物理空间的HCM工具愈加“捉襟见肘”时,以巨量引擎电子牵为代表的一批新SaaS工具正在快速发展,用户增长和粘性都得到了极大的提升,有望催生新的独角兽诞生。

 

数字孪生、人工智能、5G、云计算、元宇宙…… 近年来,一个又一个新的技术、新的名词出现在大众的视野当中,各种令人目眩的功能与愿景让人应接不暇。我们在面对这些新技术、新产品的时候,总会带着或期待、或质疑的态度等待未来的降临。殊不知,技术正以一个更实际,更难以察觉的方式,改变着我们的工作与生活。

 

可能,它就是一个小小的电子牵。

 


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